ペーパーレス化・電子化したい

会議の資料や請求書・領収書、決裁文書など、企業では日々さまざまな書類をやり取りしています。その多くを紙でやり取りしている場合、コストがかさみ、業務効率の低下を招く可能性があります。社内DXを進めるためにも、ノーコードツールによるペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。

ここでは、ペーパーレス化がもたらす効果や、ノーコードツールで実現する手順をご紹介します。

ペーパーレス化の効果

コスト削減

ペーパーレス化のメリットの一つがコスト削減です。書類を紙でやり取りした場合、コピー用紙代やインク・トナー代、プリンターやコピー機の購入・保守点検費など、さまざまなコストがかかります。また、郵送費や書類の廃棄費用もかかるため、紙関連のコストが経費全体に占める割合は決して低くありません。

ノーコードツールでペーパーレス化した場合、コピー用紙代やインク代が不要になります。機器の購入・保守点検も必要ありません。郵送も不要で、データを削除するだけで廃棄が可能です。

書類の検索が簡単になる

ペーパーレス化すれば、書類や文書の検索も容易になります。紙の書類から特定の情報を探す場合、ファイリングした書類を調べなくてはいけません。時間もかかるうえ、場合によっては片っ端から探す羽目になるでしょう。

ペーパーレス化した場合、そのような手間はかかりません。システムで書類の種類や保存した日時、文言などを絞り込んで検索可能です。スピーディに書類を探せるため、業務効率も大きく向上するでしょう。

情報漏えい対策にも効果的

ペーパーレス化は、情報漏えいや文書の紛失対策にも適しています。紙で書類を保管していた場合、情報の漏えいや、紛失に気付きにくいデメリットがあります。一方で情報漏えいや書類の紛失に気付いたとしても、その時点で数ヶ月経っていたり、問題が大きくなったりしている可能性も否定できません。

ペーパーレス化した場合、書類や社員のアカウントに閲覧・アクセス制限を付与できます。アクセスログも残せるため、いつ・誰が閲覧したのかを分析可能です。また、削除しない限りはデータが残るので、書類が紛失するリスクも低減されます。

ペーパーレス化に必要な手順 　

ペーパーレス化の対象書類を決める

ペーパーレス化を進める際は、まず対象となる書類を決めましょう。一度に進めると現場が混乱しますので、業務への影響が少ないところから取り組むのがおすすめです。

ペーパーレス化に適した書類は、見積書や請求書・領収書、契約書や会議資料、日報や報告書など多岐にわたります。ペーパーレス化したい業務や部門を決め、それに付随する書類からペーパーレス化に取りかかるのもよいでしょう。

ツールを検討する

ペーパーレス化したい書類が決まったら、実現に必要なツールを検討しましょう。書類の管理に使えるツールは、文書管理ツールやOCRなど多数あります。ノーコードツールもその中の一つで、データベース機能によって書類の一元管理を実現できます。

また、ノーコードツールは幅広い業務アプリを作成できるため、ペーパーレス化以外にも応用可能です。高度な知識も不要ですので、他の業務も改善したい場合は検討してみましょう。

ペーパーレス化にはノーコードツールで業務アプリを開発

ペーパーレス化は、コスト削減や文書検索の迅速化、情報漏えいリスクの低減など、さまざまなメリットをもたらします。紙の消費量も減るため、SDGsの推進にも寄与します。ペーパーレス化を実現する手段は多数ありますが、ノーコードツールなら専門的な知識がなくとも、ペーパーレス化に必要な仕組みを構築できます。

トップページでは、業務効率化を目指す方向けノーコードツールの選び方を整理。ツールの機能特徴別におすすめを紹介しているので、ぜひお役立てください。

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